سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) تلاشی است که فعالیت سازمان ها، عملیات و روند کار آن ها را تعریف و درک کرده، برایشان مدلسازی می کند، بر آن ها نظارت کرده و موقعیتشان را بهبود می بخشد. در گذشته، تلاش های سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) غالباً بر روی فرآیندهای داخلی مانند امور مالی و عملیات یا منابع انسانی با فرآیندهایی مانند زنجیره تأمین متمرکز بود. با این حال، و با توجه به گسترش فضای دیجیتالی روی فرآیندهای مرتبط با مشتری مانند بررسی مطالبات بیمه‌ای، بررسی اشتراک خدمات جدید، درخواست خدمات دولتی، ارائه مالیات بر دارایی و غیره تمرکز فزاینده ای وجود دارد.
همه سازمان ها در ارائه نتایج خاص برای مشتریان یا سهامداران دارای اصلی مشترک می باشند. این نتایج از طریق طراحی و اجرای عملیات، فعالیت ها و گردش کار مرتبط با یکدیگر به دست آمده و همچنین به عنوان «فرایندهای تجاری» شناخته می شود. با توجه به پیوند حیاتی بین فرآیندها و نتایج، جای تعجب نیست که سازمان های موفق وقت و تلاش قابل توجهی را برای بهبود فرایند صرف می کنند. به ویژه از آنجا که بهبود فرآیند می تواند تغییرات اساسی در زیرساخت های فناوری اطلاعات آن ها، به ویژه به منظور رشد صعودی یا نیاز به مدرن سازی برنامه های تجاری پیشین فراهم کند، ضروری به نظر می رسد. این امر معمولاً به مهندسی مجدد کامل سیستم های تجاری، شناخت خطرهای حائز اهمیت در رابطه با هزینه، جدول زمانی و حفظ توانایی نیازمند است.
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) همیشه یکی از رشته هایی بوده است که روی کاغذ عالی به نظر می رسید، اما در عمل تحقق آن دشوار بود. منطقی بود که مستندسازی، تجزیه و تحلیل و مدیریت کامل فرایندهای تجاری یک سازمان، این سازمان ها را قادر می سازد تا کارایی و بهره وری عملیاتی خود را افزایش دهند.
با این حال نسل های جدیدی از نرم افزار BPMS هستند که موجب تحول در شیوه های سنتی کسب و کار می گردند. با توجه به نیاز به سرعت و انعطاف پذیری، علاوه بر نیازهای سنتی به کارایی و بهینه سازی، اکنون سازمان ها به BPMS به عنوان محرک اصلی تحول دیجیتال و مدرن سازی روی آورده اند.
اینکه بگوییم ابزارهای BPMS مدرن به شدت متفاوت از نمونه های قبلی خود از چند سال پیش به نظر می رسند، به خطا رفته ایم. همچون بسیاری از بخش های از کار افتاده‌ی صنعت، فضای BPMS تحت فشار بی وقفه ای قرار گرفته است تا تا تغییراتی در خود ایجاد نماید و تجسم مدرن تری را در پیش بگیرد. از همین‌رو مانند سایر صنایع در معرض مختل شدن، این دوره از تغییر سریع BPMS نیز، هم منجر به سردرگمی و هم موجب خلق فرصت هایی گشته است. اما در میان همه وقایع و سردرگمی های به وجود آمده ، ابزارهای مدرن BPMS با هر شکلی و در هر موقعیتی در حال یافتن جایگاه خود به عنوان بخشی از جعبه ابزار و راهکار تحول دیجیتال و مدرن سازی شرکت ها هستند.
تغییر به سوی انعطاف پذیری بیشتر
با ورود سازمان ها به عصر دیجیتال، عامل اصلی نقش جدید تحول دیجیتال BPMS، ضرورت انعطاف پذیری بیشتر سازمان است. در حالی که ارزش تاریخی BPMS در بهینه سازی و کارایی در عملیاتی کردن ایده ها بود، ام این توانایی ظرفیت های BPMS در ارائه سطوح جدیدی از انعطاف پذیری با بکارگیری و استفاده از اتوماسیون است که باعث تحول در زمینه های کسب و کار می گردد. کایل مکث، مدیر توسعه SaaS Platform در Pitney Bowes، عنوان کرده است که: «ما از BPMS برای استفاده از فرآیندهای کسب و کاری استفاده می کنیم که قبلاً به فرآیندهای IT پر هزینه و طولانی نیاز داشتند و اکنون آن ها را در یک سیستم عامل پیکربندی شده مهندسی و مدیریت می کنیم و از این طریق می توانیم پیشنهادات خود برای مشتریان را به جای روزها و هفته ها در طی چند ساعت ارائه نماییم و در اختیارشان بگذاریم».
یک بخش اصلی در اصول جدید BPMS، تهیه مدل سنتی فرآیند کسب و کار، اتوماسیون و نظارت با رویکردی جدید با نام توسعه کد کم (low-code) است، که در آن سازمان ها می توانند با برنامه نویسی دستیِ کوچکی برنامه های کاربردی را به سرعت توسعه دهند و نیازی برنامه نویسی های گسترده و دشوار وجود ندارد. تلفیق این رویکرد کم کد با اصول سنتی BPMS، نیروی محرکه قابلیت انعطاف پذیری BPMS است. بر این اساس، چرخه های توسعه سریع که از رویکردهای کم کد استفاده می کنند، سازمان ها را قادر می سازد فرصت های نوآوری را که ممکن است در صورت استفاده صرف از رویکردهای سنتی از آن محروم بمانند کسب نمایند. چنانچه جان جنکینز، مدیر اتوماسیون فرآیند کسب و کار IT در شرکت Kautex Textron آلمان عنوان می کند: «هنگامی که ما شروع به استفاده از نرم افزار PMG کردیم، برنامه ما این بود که به سادگی آن را جایگزین برخی از ابزارهای قدیمی نماییم و توانایی حفظ و توسعه امور داخلی را از این طریق کسب کنیم. اما بعد از مدتی که از آن استفاده کردیم، دریافتیم که امکان بهره گیری های نوآورانه ی بیشتری از آن وجود دارد. چنین چیزی هم به ما در راه حل های آزمایشی کمک می کند و هم به مشتریان کمک می کند بدون سرمایه گذاری های قابل توجه، نیازهای خود را سریعتر درک کنند».
