tiredman

جمعداری اموال چیست؟

از میز و صندلی گرفته تا تجهیزات خط تولید همه و همه دارایی هایی یک سازمان هستند و حفظ و حراست از این دارایی ها تاثیر مستقیمی در عملکرد اجرایی و اقتصادی شرکت ها دارد و جمعدار اموال مسئول مستقیم محقق کردن این هدف در سازمان است.

جمعدار اموال که وابسته به گستردگی سازمان می تواند یک شخص یا گروهی از اشخاص باشند علاوه بر اینکه در طی سال به صورت پیوسته بر وضعیت دارایی های سازمان نظارت دارند هر سال یک مرتبه کلیه دارایی هایی سازمان را بر اساس شماره پلاک، محل استقرار، تحویل گیرنده و … بررسی کرده و آخرین وضعیت آن ها را گزارش می نمایند که به این پروسه جمعداری اموال گفته می شود

روش اجرایی پروسه جمعداری

پس از ارائه درخواست از سوی واحد مالی مبنی بر آغاز پروسه جمعداری، حسب وجود یا عدم وجود یک سیستم حسابداری اموال در مجموعه به صورت دستی یا مکانیزه لیستی از مراکز استقرار، اشخاص تحویل گیرنده، مشخصات و وضعیت فیزیکی دارایی ها و شماره پلاک آن ها تهیه می گردد (این لیست می تواند وابسته به شرایط شامل پروژه، مرکز هزنیه، طبقه بندی و… نیز باشد)

لیست تهیه شده در اختیار تیم جمعداری قرار داده شده و ایشان پس انتخاب یک سر فصل (به طور مثال محل استقرار) پروسه جمعداری را آغاز می کنند

جمعدار اموال با توجه به سر فصل انتخابی اقدام به شناسایی دارایی ها مرتبط نموده  و حسب در اختیار داشتن یک نرم افزار جمعداری اموال  و یا به صورت دستی و با استفاده از لیست های چاپی اقدام مشخص کردن وضعیت هر دارایی می نماید.

این وضعیت ها می توانند شامل موارد ذیل باشند :

  • موجود
  • ناموجود
  • اسقاط

پس از آنکه جمعدار اموال به کلیه محل های استقرار ( سر فصل انتخابی ) سرکشی کرده و وضعیت کلیه دارایی ها را مشخص نمود اقدام به ارائه گزارشاتی می نماید که می توانند شامل موارد ذیل باشند :

  • گزارش اموال اسقاط شده
  • گزارش اموال مفقود شده قطعی
  • گزارش اموال یافت شده
  • گزارش نقل و انتقالات

 

 

پروسه جمعداری چقدر زمان می برد و طی چه دوره های زمانی انجام می شود؟

وابسته به آنکه سازمان اموال خود را به شکل صحیح پلاک کوبی کرده باشد یا خیر و اینکه زیر ساخت های نرم افزار در اختیار دارد یا خیر این پروسه می تواند از چند روز تا چند ماه به طول انجامد به طوری که در برخی از سازمان این پروسه انجام نمی گیرد (و یا با توجه به الزام قانونی آن بهتر است بگوییم هرگز پایان نمی یابد و در تمام طول سال جمعداران مشغول لیست برداری هستند)

چطور می توان دقت و سرعت پروسه جمعداری را افزایش داد

شرکت مهندسی اندیشه نوین رایورز با تکیه بر سال ها تجربه تخصصی شرکت مادر خود رایورز در حوزه تولید محصولات مدیریت اطلاعات (MIS) نرم فزاری را تحت عنوان دستیار اموال و یا جمعداری اموال توسعه داده است که می تواند علاوه بر تدقیق پروسه جمعداری سبب افزایش خیره کننده سرعت اجرای این پروسه گردد که می توانید اطلاعات تکمیلی این محصول را از اینجا ببینید

portrait-of-businessman-in-glasses-holding-tablet-AWVHCJ67U-min

آشنایی با دستیاراموال(جمعداری اموال)

  دارایی های ثابت همواره بخش عمده ای از سرمایه سازمان را به خود اختصاص می دهند، بنابراین مدیریت اطلاعات در این حوزه که شامل اطلاعات شناسنامه ای، طبقه بندی دارایی، وضعیت بیمه، محل استقرار، بهای تمام شده، هزینه های استهلاک، ارزش دفتری، مراکز شارژ هزینه، اطلاعات مربوط به تعمیر اساسی و نیز تجدید ارزیابی می باشد، حائز اهمیت خواهد بود. از این رو سیستم اموال و دارایی های ثابت رایورز امکان دستیابی به اطلاعات دقیق و به موقع جهت تصمیم گیری مدیران را فراهم می سازد.

سامانه دستیار اموال رایورز

  با توجه به اهمیت اطلاع از وضعیت اموال درکلیه بخش های یک سازمان، نیاز به انجام فرآیند اموال گردانی ضرورتی غیر قابل چشم پوشی می باشد. این فرآیند که معمولا بصورت دستی انجام می پذیرد، عملیاتی مستعد برای بروز اشتباهات انسانی می باشد که به دلیل حجم بالای کار اجتناب ناپذیر است، از سوی دیگر حجم کار بالا و سرعت پایین این فرآیند با روش های سنتی سبب عدم اجرای صحیح در فواصل منظم این فرآیند گردیده است. در دهه اخیر به منظور کسب اطلاعات دقیق از وضعیت فیزیکی، موقعیت مکانی و نیز پیگیری اطلاعات دارایی ها، نیاز به یک سیستم سریع و دقیق جهت جمع آوری و پردازش این اطلاعات به صورت جدی مطرح گردیده است.

  دستیار اموال رایورز با تکیه بر تکنولوژی بارکد و RFID مبتنی بر سیستم عامل اندروید و ویندوز موبایل به منظور مکانیزه کردن فرآیند اموال گردانی توسعه یافته است. استفاده از این سیستم در فرآیند جمعداری اموال باعث افزایش دقت، سرعت و نیز کاهش هزینه های سازمانی خواهد گردید.

سرعت و افزایش دسترسی پذیری

یکی از دلایل شکست اکثر سازوکارهای پیشگیری از وقوع خطا در زمان ثبت اطلاعات در سامانه های پر تراکنش، نداشتن سرعت مناسب و دسترسی پذیری پایین می باشد، با وقوع شرایط خاص مانند افزایش ناگهانی صف درخواست و یا نیاز به فعالیت در مکان هایی جدید سازوکار پیشبینی شده انعطاف کافی را نداشته و به صورت موقت کنار گذاشته می شود در این زمان داده های اشتباه به سیستم رخنه کرده و زمینه را برای نقص عمومی اطلاعات و عدم امکان اجرای مجدد سازوکارهای قبلی فراهم می نماید.

دستیار اموال رایورز با تکیه بر قابلیت های سیستم عامل های قابل حمل، مانند استفاده از اینترنت همراه، شبکه WIFI، بارکد خوان لیزری و مبتنی بر دوربین و طراحی منحصر به فرد خود سبب می شود که بتوان فرآیندهای اموال را با سرعت و دقت بالا و با کمترین محدودیت مکانی به ثبت رساند.

گزارشات کاربردی

  • گزارش کسری و اضافات موقت به تفکیک شخص، محل، مرکز هزینه و …
  • گزارش اموال فاقد پلاک
  • گزارش کسری قطعی سازمان
  • گزارش جابجایی اموال
  • و …

دستاورد های سامانه دستیار اموال رایورز

  • افزایش سرعت، دقت و کاهش خطای انسانی
  • دسترسی به اطلاعات اموال سازمان در هر لحظه و مکان
  • امکان ثبت دارایی جدید، نقل و انتقالات و مغایرت گیری اموال
  • پشتیبانی از سیستم عامل اندروید، ویندوز موبایل و ویندوز CE
  • قابلیت فعالیت همزمان چند کاربر
  • راهکاری برای سازمان هایی با پراکندگی جغرافیایی بالا

امکانات و کاربرد ها

 

  • امکان ثبت دارایی جدید (شناسنامه کالا – سند خرید)
  • امکان ثبت گروهی دارایی
  • ثبت نقل و انتقالات اموال
  • ثبت اسناد مشاهده عینی
  • پلاک کوبی اموال (تخصیص تگ – تغییر پلاک)
  • ثبت گروهی اسناد نقل و انتقالات
  • ایجاد جلسات اموال گردانی و مدیریت پیشرفته جلسات
  • امکان ایجاد جلسات اموال گردانی پیشرفته
  • قابلیت انتخاب پارامترهای مختلف در تعریف یک جلسه اموال گردانی (شخص، محل، مرکز هزینه و…)
  • نمایش و ویرایش اسناد ثبت شده توسط دستگاه
  • قابلیت استفاده از دوربین دستگاه به عنوان بارکدخوان

مزایا و برتری ها

  • پشتیبانی از بارکدهای تک بعدی، دوبعدی و تگ های RFID
  • دریافت اطلاعات دارایی با قرائت بارکد در محل
  • قرائت بارکد محل استقرار به منظور آغاز عملیات مغایرت گیری
  • پشتیبانی از سیستم عامل اندروید، ویندوز موبایل، ویندوز CE و ویندوز Embedded Handheld
  • مدیریت یکپارچه اموال
  • مدیریت جابجایی اموال در سطح پروژه ها
  • کسب اطلاعات دقیق از چگونگی توزیع، خرید، فروش و نقل و انتقالات دارایی های سازمان
  • راهکاری جهت افزایش بهره وری در تیم های اموال گردانی
  • افزایش دسترسی به اطلاعات اموال سازمان
  • قابلیت بکارگیری توسط انواع تبلت ها و گوشی های هوشمند
  • کاهش هزینه های سخت افزاری با امکان حذف دستگاه بارکدخوان و استفاده از دوربین دستگاه
  • قابلیت استفاده از سیستم بصورت آفلاین