آیا به عنوان صاحب یک کسب و کار موفق در حوزه تامین تجهیزات، در مورد انبارگردانی باید نگرانی داشته باشید؟ پاسخ ما بله است. در این مقاله تا انتها همراه ما باشید تا به شما نشان دهیم که انبارگردانی چیست، چرا اهمیت دارد و نکات مهم انبارگردانی چه مواردی هستند.
انبارگردانی برای هر نوع کسب و کار مرتبط با محصول اهمیت بسیاری دارد. فرقی نمی‌کند که سیستم انبارگردانی شما تا چه حد پیشرفته و یا ابتدایی است. در هر صورت باید نوعی فرایند انبارگردانی مناسب در محل کسب و کار خود داشته باشید تا آماری از موجودی‌های خود به دست آورده و در این مورد لازم است که همواره اطلاعاتی کافی و دقیق داشته باشید.
آنچه خواهید خواند
انبارگردانی چیست؟
نبارگردانی به زمانی گفته می‌شود که شما تمامی موجودی کالاهای خود را به صورت دستی مورد بررسی قرار داده و در جایی ثبت می‌کنید. این روند برای کنترل موجودی کالاهای شما بسیار حیاتی و مهم است، اما در عین حال، برای روند خرید تجهیزات، تولید و فروش کالاها نیز بسیار اهمیت دارد. همچون تمامی جنبه‌های سروکار داشتن با موجودی کالا، فرایند انبار گردانی نیز در میان شرکت‌های مختلف از اهمیت بسیاری برخوردار است.
بر خلاف آنچه از عنوان این مبحث برمی‌آید، انبارگردانی چیزی فراتر از مدیریت انبار است. هر نوع موجودی کالا که کسب و کار شما به آن نیاز دارد، باید به حساب بیاید. برای مثال، اگر شما تولیدکننده و یا کارخانه‌دار هستید، لازم است که در مورد میزان مواد اولیه‌ای که برای تولید کالاهای مختلف نیاز دارید، اطلاعاتی داشته باشید؛ چراکه تمام شدن آن‌ها دقیقا همان قدر بد است که موجودی کالاهای شما تمام شود.
نیازی به اشاره ندارد که گاهی ارزش کالاهای رسوب شده در انبار آنقدر زیاد می شود که عدم رسیدگی به آن ها می تواند خسارت های جبران ناپذیری را به سازمان شما وارد کند
اما تفاوت میان موجودی انبار و مواد اولیه چیست؟ در حالی که بسیاری از افراد این دو واژه را همچون یکدیگر به کار می‌برند، اما آن‌ها با هم تفاوت دارند. موجودی انبار محصولاتی هستند که شما طی فرایندهای کسب و کار روزمره خود به فروش می‌رسانید و موجودی مواد اولیه، محصولاتی هستند که شما برای تولید کالاهای خود به آن‌ها نیاز دارید.
چرا فرایند انبار گردانی آخر سال اهمیت دارد؟
همانطور که پیش از این نیز اشاره کردیم، استفاده از سیستم‌های انبار گردانی مناسب باعث می‌شود تا مشکلات کنترل موجودی کالاها کاهش یابد و حوزه‌هایی که نیاز به ارتقای موجودی دارند را به شما نشان دهد تا به کسب و کار خود رونق بخشید و به فرآیندی سودده تبدیل کنید. در اینجا به فهرستی از نکات مثبت در مورد انبار گردانی و همین طور ذکر نکات مهم انبارگردانی می‌پردازیم.
مشخص کردن سرقت
یکی از واقعیات ناخوشایند و باعث تاسف در صنعت خرده‌فروشی و کسب و کارهای مرتبط با موجودی کالاها، سرقت وسایل و موجودی انبارها است. این امر سبب می‌شود تا از موجودی تجهیزات و مواد اولیه شما کاسته شود و در نهایت سبب اختلاف اطلاعات گردد. از این‌ها بدتر این واقعیت است که گاهی اوقات، برخی از کارکنان مقصر کاهش موجودی کالاها هستند حالا این تقصر می تواند ناشی از اقدام مستقیم او یا اشتباهات غیر عمدی باشد که این فرصت را در اختیار دیگران قرار دهد.
در حالی که اختلاف اطلاعات موجودی انبار به دلیل سرقت یکی از واقعیت‌های کارخانه‌ها و تولیدی‌ها است و هیچ گاه نمی‌توان از این نوع سرقت‌ها و دزدی‌ها جلوگیری کرد، اما انبار گردانی و سیستمی مناسب برای این کار می‌تواند مشخص کند که آیا با معضلی جدی در انبار خود روبرو هستید یا خیر. شاید به کار بستن چنین فرایندی در نهایت به بازنگری در تمهیدات امنیتی محل کار شما منجر شود و یا زمینه برخورد با کارکنان مشکل‌ساز را فراهم سازد. انبار گردانی در صورتی که به صورت مداوم صورت گیرد، می‌تواند برخی از کارکنان را که به سرقت از شما می‌پردازند، از کرده خود پشیمان کند.
شناسایی مشکلات کاهش موجودی انبار
سرقت موجودی انبار تنها مشکل مرتبط در این حوزه نیست. فرایند انبار گردانی مرتب و منظم می‌تواند مشکلاتی در زمینه موجودی خسارت دیده، سفارش‌های بررسی نشده و یا نادیده گرفته شده و همینطور فرایندهای کنترل ضعیف موجودی انبارها را برای شما مشخص کند. از این فرایند به عنوان فرصتی در جهت بهینه‌سازی در تمامی زمینه‌ها و همینطور یکی از نکات مهم انبارگردانی بهره بگیرید. به عنوان مثال، اگر بخشی از موجودی انبار شما به دلیل نشت لوله‌های آب در انبار خسارت دیده، در ادامه می‌توانید آن مشکل را رفع کرده و از مشکلات بعدی پیشگیری کنید.
اطمینان از دستیابی به اهداف کسب و کار
در صورتی که از اختلاف اطلاعات در مورد موجودی انبار خود مطلع شوید، در آن صورت به اهداف مالی و اقتصادی کسب و کاری که دارید، دست پیدا نخواهید کرد. برای شما به عنوان صاحب شرکت، بهتر است که پیش از دیر شدن، اقدامات لازم را صورت داده و با توجه به نوع مشکل، پیش‌بینی‌های لازم را انجام دهید.
باور کنید بهتر است جلوی ضرر را از هر جا که شد بگیرید تا این که در انتهای سال مالی شرکت متوجه این مشکلات شوید و این کار تنها با فرایند انبار گردانی مناسب امکان‌پذیر است.
عملکرد محصولات خود را زیر ذره بین بگذارید
در صورتی که مجموعه محصولات زیادی را داشته باشید، به راحتی ممکن است حجم محصولات فروش رفته در هر حوزه از دست شما در برود و به این ترتیب، ندانید که کدام دسته از محصولات شما بهتر فروش می‌روند.
روند سفارش محصولات خود را بهینه سازید
در ادامه نکته قبلی باید گفت که انبار گردانی به شما کمک می‌کند تا موارد هر نوع کمبودی را که از آن مطلع نبودید پیدا کنید و بعد در ادامه برای آن کمبود به سفارش بیشتر بپردازید.
به عنوان مثال، شما ممکن است که سوابقی در مورد مجموعه کلی موجودی خود از انواع تیشرت‌ها و پیراهن‌های انبار داشته باشید، اما فرایند انبار گردانی مناسب مشخص می‌کند که مثلا حجم زیادی از این محصولات هنگام حمل و نقل آسیب دیده و یا حتی به سرقت رفته‌اند.
مشخص کردن نواقص قیمت گذاری
هیچ چیزی همچون یک نوع فرایند انبارگردانی مناسب نمی‌تواند میزان موجودی انبار شما را مشخص کند. این روند فرصتی عالی است که به شما امکان بررسی میزان فروش و سود شما را می‌دهد و با آن می‌توانید راهبردهای قیمت‌گذاری خود را که سوددهی مناسبی ندارند اصلاح کنید.
چطور انبارگردانی کنیم؟
اقدامت قابل انجام در طول دوره انبارگردانی را می توان به سه مرحله پیش از شمارش، در طول شمارش و همین طور بعد از شمارش تقسیم شوند. توجه داشته باشید که وابسته به ابعاد، نوع اقلام، تعداد تراکنش های روزانه و ارزش اقلام موجود در انبار، شما به زیرساخت های متفاوتی جهت اجرای پروسه انبارگردانی نیاز خواهید داشت در برخی موارد شما می توانید با یک کاغذ و قلم انبارگردانی را انجام دهید و در بخری موارد برای انجام این پروسه به زیر ساخت های نرم افزاری و سخت افزاری نیاز خواهید داشت.
پیش از شمارش
ابتدای امر باید تاریخ و زمان تهیه آمار از موجودی انبار را مشخص کنید. قطعا نمی‌خواهید که موارد مختلف باعث حواس‌پرتی شما و کارکنانتان شده و مخدوش شدن اطلاعات را به همراه آورد. بعد از آن، هر کسی را مسئول یک کار کرده و روند کاری را به صورت کامل تعریف کنید. تمامی کارکنان باید از فرآیندهای روز کاری مورد نظر مطلع شده و بدانند چه اقداماتی قرار است انجام شود. پیش از شمارش و ثبت اطلاعات باید دو اقدام را انجام دهید:
- تمامی خرید و فروش را متوقف کنید؛ در غیر این صورت، اعداد و ارقام موجودی انبار با اطلاعات شما همخوانی نخواهد داشت
- محل جمع‌آوری اطلاعات و شمارش کالاها را مشخص کنید. فراهم کردن فضایی پاک و بدون مشکل از ایجاد اختلال در روند کار جلوگیری می‌کند.
در طول شمارش
این که هنگام جمع‌آوری اطلاعات موجودی و شمارش کالاها چه اتفاقی می‌افتد به شما و روند انتخابی‌تان بستگی دارد. اما در اینجا به برخی از موارد راهنما اشاره می‌کنیم.
در طول شمارش
شمارش کالاها و تجهیزات به صورت تک به تک در فرایند انبار گردانی شاید امری خسته‌کننده به نظر برسد، اما در صورتی که این روند را به صورت ناقص انجام دهید، ممکن است عواقب جبران‌ناپذیری را به همراه آورد.
موجودی انبار را به درستی ثبت کنید
اطمینان حاصل کنید که تمامی کارکنان روند زیر را به همین ترتیب انجام می‌دهند و نه برعکس:
- ثبت کردن موجودی انبار که واقعا در قفسه‌ها وجود دارد
- توجه به این نکته که عدد روی سیستم شما باید با چیزی که در انبار وجود دارد انطباق داشته باشد
- توجه کردن به سیستم و بعد بررسی قفسه‌ها ممکن است بسیار ساده‌تر به نظر برسد، اما احتمال اشتباه در این مورد بسیار زیاد است
بعد از شمارش
تنها به این دلیل که آمار انبار را به دست آورده‌اید، به معنای آن نیست که دیگر می‌توانید فرایند انبار گردانی را متوقف کنید. هنوز هم چندین مرحله باقی مانده که باید آن‌ها را نیز به انجام برسانید و دنبال نکردن آن‌ها باعث می‌شود که از مزیت‌های واقعی فرایند انبار گردانی بهره‌مند نشوید.
در ابتدا ارزش هر چیزی را دقیق ثبت کنید. حالا دیگر شما می‌دانید که دقیقا چه کالاهایی دارید و در نتیجه، می‌توانید ارزش واقعی آن‌ها را نیز به ثبت برسانید. در ادامه، آمار و ارقام خود را مورد بررسی قرار دهید تا همه چیز درست بوده و در انبار موجود باشد. هنگامی که 100 درصد مطمئن شدید، زمان آن است که همه چیز را در سیستم انبار گردانی خود به ثبت برسانید.
حالا باید کالاهایی که در شرف تمام شدن هستند را سفارش دهید و نتایج فرایند انبار گردانی خود را بررسی کنید. توجه ویژه‌ای به اختلاف اطلاعات موجود، بزرگ یا کوچک، بین اعداد و ارقام حساب دستی و سیستمی خود داشته باشید.
نحوه برخورد با اختلاف اطلاعات موجود
هنگامی که متوجه اختلاف اطلاعات موجود در فرایند انبار گردانی خود شدید، اولین اقدام آن است که دلیل این مسئله را بیابید. شاید یک نوع خطای انسانی ساده باشد. شاید هم مشکلی جدی همچون سرقت و یا مشکلات مرتبط با تامین‌کننده کالا پیش آمده باشد.
هنگامی که متوجه اختلاف اطلاعات در فرایند انبار گردانی شدید، اقدامات لازم را صورت دهید تا از تکرار آن‌ها جلوگیری کنید. این مسئله شاید شامل ایجاد تغییر در مراحل مختلف فرایند، استفاده از نرم‌افزارهای جدید و یا به کار بستن تمهیدات امنیتی بیشتر باشد.
طرح ریزی برای آینده
حالا زمان آن است که با بررسی اطلاعات و آمار و ارقام به دست آمده و بازبینی چگونگی آن‌ها، از کسب بیشترین مزیت اطمینان حاصل کنید. دو مورد هستند که باید به آن‌ها توجه ویژه داشته باشید:
این که چطور می‌توانید مدیریت فرایند انبار گردانی خود را بهینه کنید از نکات مهم این فرایند است. تنها اختلاف اطلاعات نیست که باید در این فرایند شناسایی شود. همچنین باید اقداماتی را به انجام برسانید که در کل، روند کاری خود را بهتر مدیریت کنید.
دوم اینکه چطور می‌توانید فرایند ورودی انبار خود را برای بار بعدی بهینه سازید. ورودی بعدی انبار احتمالا چیزی است که نمی‌خواهید در حال حاضر به آن فکر کنید. اما در حالی که ممکن است ورودی بعدی انبار به زودی وارد شود، از این مسئله اطمینان حاصل کنید که تمامی مشکلات را شناسایی و موارد مختلف پیش رو را بهینه کرده‌اید.