از میز و صندلی گرفته تا تجهیزات خط تولید همه و همه دارایی هایی یک سازمان هستند و حفظ و حراست از این دارایی ها تاثیر مستقیمی در عملکرد اجرایی و اقتصادی شرکت ها دارد و جمعدار اموال مسئول مستقیم محقق کردن این هدف در سازمان است.
جمعدار اموال که وابسته به گستردگی سازمان می تواند یک شخص یا گروهی از اشخاص باشند علاوه بر اینکه در طی سال به صورت پیوسته بر وضعیت دارایی های سازمان نظارت دارند هر سال یک مرتبه کلیه دارایی هایی سازمان را بر اساس شماره پلاک، محل استقرار، تحویل گیرنده و … بررسی کرده و آخرین وضعیت آن ها را گزارش می نمایند که به این پروسه جمعداری اموال گفته می شود
روش اجرایی پروسه جمعداری
پس از ارائه درخواست از سوی واحد مالی مبنی بر آغاز پروسه جمعداری، حسب وجود یا عدم وجود یک سیستم حسابداری اموال در مجموعه به صورت دستی یا مکانیزه لیستی از مراکز استقرار، اشخاص تحویل گیرنده، مشخصات و وضعیت فیزیکی دارایی ها و شماره پلاک آن ها تهیه می گردد (این لیست می تواند وابسته به شرایط شامل پروژه، مرکز هزنیه، طبقه بندی و… نیز باشد)
لیست تهیه شده در اختیار تیم جمعداری قرار داده شده و ایشان پس انتخاب یک سر فصل (به طور مثال محل استقرار) پروسه جمعداری را آغاز می کنند
جمعدار اموال با توجه به سر فصل انتخابی اقدام به شناسایی دارایی ها مرتبط نموده و حسب در اختیار داشتن یک نرم افزار جمعداری اموال و یا به صورت دستی و با استفاده از لیست های چاپی اقدام مشخص کردن وضعیت هر دارایی می نماید.
این وضعیت ها می توانند شامل موارد ذیل باشند :
- موجود
- ناموجود
- اسقاط
پس از آنکه جمعدار اموال به کلیه محل های استقرار ( سر فصل انتخابی ) سرکشی کرده و وضعیت کلیه دارایی ها را مشخص نمود اقدام به ارائه گزارشاتی می نماید که می توانند شامل موارد ذیل باشند :
- گزارش اموال اسقاط شده
- گزارش اموال مفقود شده قطعی
- گزارش اموال یافت شده
- گزارش نقل و انتقالات
پروسه جمعداری چقدر زمان می برد و طی چه دوره های زمانی انجام می شود؟
وابسته به آنکه سازمان اموال خود را به شکل صحیح پلاک کوبی کرده باشد یا خیر و اینکه زیر ساخت های نرم افزار در اختیار دارد یا خیر این پروسه می تواند از چند روز تا چند ماه به طول انجامد به طوری که در برخی از سازمان این پروسه انجام نمی گیرد (و یا با توجه به الزام قانونی آن بهتر است بگوییم هرگز پایان نمی یابد و در تمام طول سال جمعداران مشغول لیست برداری هستند)
چطور می توان دقت و سرعت پروسه جمعداری را افزایش داد
شرکت مهندسی اندیشه نوین رایورز با تکیه بر سال ها تجربه تخصصی شرکت مادر خود رایورز در حوزه تولید محصولات مدیریت اطلاعات (MIS) نرم فزاری را تحت عنوان دستیار اموال و یا جمعداری اموال توسعه داده است که می تواند علاوه بر تدقیق پروسه جمعداری سبب افزایش خیره کننده سرعت اجرای این پروسه گردد که می توانید اطلاعات تکمیلی این محصول را از اینجا ببینید